Les digital workplace, outils de stratégie et de management

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Enjeu majeur des entreprises, la transformation numérique introduit le concept de « travail collaboratif » à travers la mise en place de nombreux
outils modifiant le rapport au travail tant dans sa dimension spatiale que dans la rétention du savoir ou la fidélisation des compétences avec l’apparition des « digital workplace ».

Idée de groupeLe travail collaboratif permet aux différents acteurs d’une même organisation d’échanger et facilite le partage des compétences et des connaissances quels que soient la distance et la tâche à effectuer. L’intérêt principal de cette méthode de travail est d’augmenter la créativité, la réactivité et la productivité des équipes. En mettant en commun leurs idées, un groupe de travail sera en effet beaucoup plus exhaustif et innovant qu’une personne seule. Les savoirs et savoir-faire des collaborateurs peuvent être ainsi mieux exploités, valorisés et se complémenter avec celles des autres.

Dans cette optique et depuis quelques années, les entreprises ont compris qu’il était nécessaire de posséder les bons outils pour développer cette intelligence collective. On a pu par exemple observer l’apparition des RSE ou réseaux sociaux d’entreprises. Ces derniers très semblables aux réseaux sociaux plus classiques, comme LinkedIn ou Slack, permettent aux collaborateurs de se rassembler autour d’une même plateforme configurable selon les projets en cours.

Mais comment convaincre les adeptes de réunionites que la révolution digitale est une opportunité de changement culturel ? Et pourquoi convaincre une direction d’investir financièrement dans un logiciel de collaboration quand il suffit d’adapter notre méthode de travail aux contraintes et enjeux actuels ?

Nous l’avons déjà sous-entendu, les outils de travail collaboratif permettent d’occulter le problème de distance entre les collaborateurs. Aujourd’hui des équipes situées chacune dans des villes, des régions, voir des pays différents n’ont plus aucun mal à créer un collectif professionnel en temps réel ou différé.  Pour autant, ces outils ne se résument pas aux RSE mais ont pour vocation de transformer les entreprises en « Digital Workplace », littéralement « Lieu de travail numérique ». L’objectif est de mettre en place une plateforme numérique de travail qui va complètement réorganiser l’entreprise qui l’adopte.

En effet, la structure « traditionnelle » des sociétés étant fortement hiérarchisée, les tâches y sont définies en amont et ne se prêtent guère à l’utilisation universelle d’un support de travail collaboratif. Dans ces structures, l’information descendante est altérée par chaque passage à un niveau de la hiérarchie. Or, les plateformes de travail dont on parle n’intègrent pas de cette notion. Le principe même de la collaboration est que chacun partage son savoir au projet et devient contributeur. Ce qui n’est pas le cas dans des entreprises fortement structurées où le partage de connaissance ne peut s’opérer correctement car il est synonyme de pouvoir et de légitimité́ organisationnelle et où la rétention d’informations peut s’avérer chose commune.

Autre atout de la mise en place du travail collaboratif par le biais d’outils adaptés, le renforcement de l’attractivité de la marque employeur ainsi que l’offre d’environnements de travail dynamiques et innovants qui augmente la productivité en fournissant aux collaborateurs les outils et des informations pertinentes au moment adéquat. Parmi les gains potentiels, on observe un effet sur la rétention des collaborateurs, avec 3 % de plus sur la fidélisation des talents.

La mise en place d’un fonctionnement de « Digital Workplace » est donc nécessaire pour conserver les connaissances de chaque collaborateur. Cela permet aussi de renforcer la participation des équipes grâce à la gestion de groupes de discussions. Ou encore, d’améliorer la communication entre les salariés et les dirigeants. A l’image de Microsoft qui a récemment inauguré des « séances » de questions/réponses auxquelles la totalité des collaborateurs était invitée à participer. Le but est d’effacer les barrières hiérarchiques.

woman-791185_1920Avec l’arrivée des digital natives, peu enclin aux structures hiérarchisées de manière verticale, habitués à l’immédiateté des échanges et de l’accès à l’information, hyper connectés, capables de travailler aussi bien à leurs postes de travail que dans un Starbucks ou dans leurs canapé, l’entreprise n’a d’autre choix que de repenser une organisation plus ouverte à l’agilité, plus propice au  mode projet, plus ouverte à tout l’écosystème environnant pour répondre à la culture des nouvelles générations. Les digital workplaces deviennent ainsi un outil de stratégie et de management.

Alors qu’en 2008 déjà, Microsoft créait le réseau social d’entreprise Yammer, en 2014 le géant américain propose une formule 100% cloud qui regroupe la totalité des logiciels proposés par Microsoft : réseau social d’entreprise, suite bureautique, messagerie professionnelle, service de web conférence, etc… Mais au-delà de sa pertinence, la mise en place de tels outils doit répondre aux enjeux de l’organisation, des risques et de la sécurité et implique la question de la gouvernance des données, les responsabilités des parties prenantes, la formation des collaborateurs. Tous ces enjeux requièrent une attention particulière ainsi qu’une expertise éprouvée. Afin de répondre aux mieux aux besoins des entreprises qui tendent vers cette transformation, Microsoft a mis en place un système d’accréditation allant jusqu’au partenariat Gold. Il s’agit principalement de déléguer l’intégration des NTIC dans les entreprises par des sociétés spécialisées et de répondre au plus vite à cette mutation des entreprises qui tendent vers la « Digital Workplace ».

Cet enjeu central pour les sociétés a attiré l’attention d’Astek qui a su mettre à profit son savoir-faire et son expertise afin d’obtenir le partenariat Gold de Microsoft.

logo microsoftAinsi, notre centre d’expertise Microsoft Solution, situé en Normandie, et composé d’une vingtaine de collaborateurs certifiés, spécialisés SharePoint, Office 365, Yammer et Power BI, est capable d’accompagner les plus grands comptes aussi bien sur des enjeux de communication institutionnelle, de RSE, que sur des enjeux projets ou liés aux DSI. Bien plus qu’une simple intégration de logiciel, Astek accompagne à chaque étape ses clients désireux de mettre en place un mode travail collaboratif. De la mise en place des outils jusqu’à la formation en passant par la maintenance en continue des logiciels dédiés, notre société suit, accompagne et assiste toutes les sociétés dans leur évolution, notamment en proposant la mise en place d’une stratégie de conduite du changement innovante, et multicanale (formations, elearning, MOOC, YamJam, etc…), garantissant l’adoption des utilisateurs. Car si les digitales natives s’approprient naturellement tous ces outils, les générations précédentes ont, elles, besoin d’accompagnement pour penser et adopter de ces nouveaux modes de travail.

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